024.3201.3566

MENU

7 Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp, khoa học

Bạn đang muốn lọc tài liệu văn phòng nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Tài liệu văn phòng của bạn đang “hỗn độn” và bạn muốn tìm cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp, khoa học? Một không gian làm việc gọn gàng, có tổ chức thì việc tìm kiếm thông tin và làm việc sẽ trở nên hiệu quả hơn. Ở bài viết này văn phòng phẩm 247 sẽ chia sẻ chia bạn cách sắp xếp hồ sơ văn phòng từ file mềm trên máy tính cho tới tài liệu giấy. Chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn trong việc bảo quản tài liệu dùng lâu dài.

Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng với tài liệu bản cứng

Sử dụng bìa còng – bìa hồ sơ đựng tài liệu

Trước khi sắp xếp hồ sơ văn phòng, việc quan trọng là các bạn cần lựa chọn loại bìa còng – bìa hồ sơ đựng tài liệu phù hợp với nhu cầu lưu trữ. Dựa vào khối lượng và loại hồ sơ, bạn có thể chọn loại bìa thích hợp:
  • Bìa còng: Đây là loại bìa lưu trữ phổ biến nhất trong các công ty. Bìa còng có nhiều loại được làm từ nhựa, simili, giấy ép và một số loại có bìa kính bên ngoài. Bìa còng có thể kẹp giấy lên đến 700 tờ với khổ A4, A3
  • Bìa hồ sơ – bìa hộp: Được thiết kế với hình dạng khối chữ nhật khổ A4, A3 và có nắp đóng mở, bìa hộp dày tới 25cm, dùng để lưu trữ lượng lớn tài liệu. Bìa hộp được làm bằng các chất liệu bền như giấy cứng, simili hay nhựa PP. Đây là lựa chọn tốt cho việc lưu trữ hồ sơ dài hạn
  • Túi hồ sơ – bìa nút: Loại bìa này chỉ đựng được một số tài liệu nhất định, thường chỉ vài chục trang giấy. Bìa khổ A4, nhỏ gọn và dễ mang theo. Bìa nút thường được làm bằng nhựa mỏng, mềm, trong suốt hoặc có màu sắc như cam, hồng. Bìa nút giúp bảo quản giấy tờ không bị ướt, ẩm mốc, trong thời gian dài
  • Bìa lá: Đây là một loại bìa phổ biến để bọc bên ngoài hợp đồng. Bìa lá nhẹ, tiện dụng và có giá thành rẻ. Mỗi nhân viên văn phòng có thể sở hữu nhiều loại bìa lá. Các mẫu bìa lá không có nhiều sự khác biệt
  • Bìa ba dây: Đối với lượng hồ sơ lớn, bìa ba dây là một trong những lựa chọn hợp lý. Bìa này có 3 sợi dây gắn ở 3 góc, giữ cho phần hồ sơ bên trong cố định và an toàn, không gây hư hỏng cho giấy bên trong. Bìa ba dây dễ dàng mở khi sử dụng

Phân loại hồ sơ và tài liệu sử dụng

Hiện nay, các doanh nghiệp đa dạng hóa hồ sơ và tài liệu của mình thành nhiều loại khác nhau, bao gồm:
  • Tài liệu và giấy tờ hành chính của công ty: Bao gồm giấy tờ pháp lý, hồ sơ doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, giấy đăng ký doanh nghiệp,…), báo cáo thống kê, hồ sơ mua bán thiết bị và các văn bản khác
  • Hồ sơ nhân sự: Bao gồm giấy tờ liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp, hợp đồng lao động, giấy tờ về lương, bảo hiểm,…
  • Tài liệu về hoạt động kinh doanh và sản xuất: Bao gồm tất cả tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh, giấy tờ về hoạt động thương mại, kế hoạch hàng năm,…
  • Tài liệu về tài chính và kế toán: Bao gồm giấy tờ về kế toán tài chính, kế toán thu chi, chứng từ, hóa đơn,…
  • Các loại văn bản và tài liệu khác của doanh nghiệp
Phân loại hồ sơ và tài liệu trong văn phòng giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lưu trữ một cách hiệu quả hơn, đồng thời thuận tiện hơn trong việc bảo quản và tìm kiếm. Để phân loại một cách khoa học, bạn cần sử dụng các đồ dùng lưu trữ như tủ, file, bìa tài liệu giúp gọn gàng việc bảo quản.

Lọc tài liệu lưu trữ dài hạn và thường dùng

Bạn cần xác định tài liệu lưu trữ dài hạn và thường dùng để lọc và phân chia quản lý, sử dụng hiệu quả. Mục đích của phân chia tài liệu bởi vì giúp người sử dụng không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm. Người thực hiện cần phân chia, quản lý tài liệu theo nhóm, theo phông, theo chủ đề. Có như vậy khi tra cứu thông tin thì mới nhanh chóng.
Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng cần đáp ứng 2 yêu cầu chính:
  • Tính khoa học: Khi phân loại tài liệu phải được sắp xếp hợp lý, các hộp đựng tài liệu cần có đánh dấu tài liệu thuộc nội dung gì? Phân loại gì?
  • Tính triệt để: Biểu hiện khi người lọc tài liệu cần phân chia trong từng hộp lưu trữ, đảm bảo không có tài liệu dư thừa
Việc phân loại tài liệu cũng cần theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo sự thống nhất với việc thu thập và bổ sung tài liệu. Quá trình phân loại tài liệu cần đi đôi với công tác xác định giá trị tài liệu, để tránh việc mang tài liệu thừa ra đơn vị bảo quản cuối cùng và tránh lãng phí thời gian và công sức.

Lọc tài liệu hết giá trị sử dụng

Các tài liệu không còn giá trị sử dụng nên được phân loại và thống kê thành các danh mục tài liệu để đem đi tiêu huỷ. Đối với các tài liệu cần huỷ, chủ quản cần xác định giá trị của chúng bằng cách kiểm tra, thẩm định từ cấp trên.
Các tài liệu được yêu cầu giữ lại và bảo quản sau khi đã được lập thành hồ sơ cần được đặt vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phòng ban. Đối với các tài liệu đã hết hạn về mọi mặt, cần lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ và nộp lên người có thẩm quyền để được phê duyệt và tổ chức tiêu huỷ.
** Note: Có thể sử dụng máy huỷ tài liệu, tuyệt đối không bỏ vào thùng rác. Nhiều kẻ gian có ý định trục lợi lấy các con dấu và làm giả để sử dụng mục đích cá nhân.

Ghi tên hồ sơ lên bìa đựng tài liệu, lên ngăn tủ tài liệu

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và tránh tìm kiếm trong một đống hồ sơ lộn xộn, thiếu thẩm mỹ cho văn phòng. Bằng cách phân loại và đặt chúng vào các ngăn tủ tài liệu đã được phân loại trước, bạn chỉ cần đến ngăn tủ và lấy hồ sơ bạn cần. Cần ghi thông tin của ngăn tủ, tên tài liệu bên ngoài bìa hộp đựng để khi tìm kiếm nhanh hơn.
Mỗi loại tài liệu sẽ có mục đích và tiêu đề riêng, vì vậy hãy nhóm chúng và ghi chú lại theo mục đích sử dụng. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp theo các văn bản thông báo, hồ sơ nhân viên công ty, hay hồ sơ về kinh doanh và kế toán.
Ví dụ về việc ghi tên phân loại hồ sơ bên ngoài bìa hộp:
  • Hồ sơ tài liệu hành chính nhân sự
  • Hồ sơ tài liệu về kinh doanh
  • Hồ sơ tài liệu kế toán nội bộ, kế toán thuế
  • Hồ sơ nhà cung ứng, thu mua
  • Hồ sơ đựng hợp đồng, đối tác

Chọn tủ tài liệu phù hợp

Tốt hơn hết bạn nên mua tủ tài liệu có nhiều ngăn và các ngăn có kích thước khác nhau để tận dụng tối đa mục đích sử dụng. Tủ có thể chia ra 3 loại ngăn:
  • Ngăn lưu trữ thông thường: Hồ sơ và tài liệu thông thường thường có kích thước 28cm x 35cm, nhưng việc chọn tủ có nhiều ngăn sẽ cho phép lưu trữ cả các tài liệu lớn hơn hoặc nhỏ hơn
  • Ngăn có cửa kính trong suốt: Để trưng bày các kỷ niệm chương, phần thưởng hoặc tài liệu thường dùng, khi nhìn vào tủ là thấy luôn đồ cần dùng
  • Ngăn bảo mật: Các ngăn tủ có khóa giúp bảo vệ tài sản quan trọng của cá nhân, công ty hoặc các vật dụng có giá trị khỏi những người có ý đồ xấu
Nếu phòng của bạn có diện tích nhỏ và bạn muốn sử dụng tủ nhưng vẫn tối ưu không gian thì lựa chọn tủ treo tường là sự lựa chọn hợp lý. Ưu điểm của loại tủ này là tiết kiệm diện tích, nhẹ nhưng nhược điểm vì là tủ treo tường nên bạn cần đục lỗ và không được lượng hồ sơ nhiều. Có nhiều đơn vị còn đục vít xuyên tường để đảm bảo an toàn, tránh rơi tủ trong quá trình sử dụng.

Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng bản mềm trên máy tính

Nếu như việc sắp xếp hồ sơ văn phòng với các tài liệu giấy thì mất khá nhiều thời gian và công sức thì sắp xếp tài liệu trên máy tính lại nhanh hơn mà không tốn quá nhiều sức lực. Hãy nhớ tất cả file tài liệu cần lưu trên ổ D máy tính, bởi vì khi bạn đi cài win hay cập nhật dữ liệu thì tài liệu được đặt bên ngoài rất dễ bị quét và xoá khỏi thư mục.
Cũng như bản cứng, việc sắp xếp hồ sơ bản mềm cũng giống như việc “thiết kế nhà” cho khối tài liệu mà mỗi căn phòng tượng trưng cho mục tài liệu vậy. Để tạo file máy tính bạn cần lưu ý sau:
  • Đặt tên file ngắn gọn, dễ tìm
  • Chia file theo từng chủ đề như: kinh doanh, nhân sự, hoá đơn, danh sách nhà cung cấp, danh sách khách hàng,…
  • Tạo thư mục chứa các file cùng chủ đề
  • Có thể tạo file theo tháng, theo quý, theo năm
  • Nhớ tạo bản sao dự phòng
  • Có thể đặt mật khẩu với file dữ liệu quan trọng

Kết luận

Trên đây văn phòng phẩm 247 đã chia sẻ cho bạn 7 cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp, khoa học. Với những phương pháp này bạn sẽ tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, giảm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Hãy luôn duy trì thói quen giữ gìn và cập nhật hồ sơ đều đặn để đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng được lưu trữ một cách an toàn và bạn có thể tìm kiếm bất cứ lúc nào.
Nếu các bạn có nhu cầu cần mua các thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm hàng chính hãng, giá tận gốc thì liên hệ ngay với văn phòng phẩm 247. Chúng tôi là đơn vị cung cấp các vật tư văn phòng trong suốt hơn 10 năm trên thị trường Việt Nam. Liên hệ ngay để nhận được báo giá chi tiết
Xem Thêm  50+ Ý tưởng trang trí vở khơi nguồn cảm hứng học