024.3201.3566

MENU

Cách dùng máy in cho người mới sử dụng lần đầu

Máy in là một thiết bị phổ biến trong trường học, công ty hiện nay. Thông dụng là vậy nhưng quả thực có nhiều người vẫn không biết cách sử dụng. Nếu bạn là người sử dụng lần đâu còn nhiều khó khăn, bỡ ngỡ trong việc thiết lập máy thì bài viết dưới đây văn phòng phẩm 247 sẽ hướng dẫn các bạn cách dùng máy in đơn giản.

Đọc hướng dẫn sử dụng

Không riêng gì máy in mà khi bạn sử dụng bất cứ đồ công nghệ thì trước tiên bạn cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi bắt đầu. Việc này giúp bạn hiểu rõ các đặc điểm của máy in, cách sử dụng và cũng giúp kéo dài tuổi thọ của thiết bị.
Trong bản hướng dẫn sẽ đưa ra thông tin về cách kết nối với máy in, cách kết nối nguồn điện an toàn, cách nạp mực, thêm giấy, cách vệ sinh và bảo quản,…

Cách dùng máy in đúng quy trình

Không phải mua máy in về và cắm dây vào máy tính là bạn có thể sử dụng được. Nếu bạn có suy nghĩ này thực sự là tai hại. Để in được thì trước tiên bạn cần kết nối máy in và máy tính, sau đó bạn mới có thể in được bình thường.

Kiểm tra giấy và mực trong máy

Khi sử dụng máy in mới, thường không có vấn đề gì liên quan đến mực, nhưng để đảm bảo thì bạn vẫn cần kiểm tra một lần xem mực có rò rỉ hoặc khô hay không. Đối với giấy, hãy chú ý đặt lượng giấy vừa đủ dùng và không quá nhiều trong khay, đảm bảo nó được đặt chính xác và không bị kẹt khi máy in hoạt động. Hãy kiểm tra xem dây nguồn đã được cắm đúng chưa. Sau khi máy in khởi động thành công (đèn hiệu chuyển sang màu xanh), bạn có thể tiếp tục với các bước tiếp theo.

Cách kết nối máy in

Bước 1: Cài đặt máy in và máy chủ
  • Tình huống 1: Tích hợp sẵn Driver: Bạn chỉ cần nối dây nguồn từ máy in đến máy tính hoặc laptop. Mỗi máy in sẽ được tích hợp sẵn một Driver riêng đi kèm.
  • Tình huống 2: Không tích hợp Driver
Nếu máy tính của bạn chưa hỗ trợ Driver, bạn cần cài đặt Driver trên thiết bị muốn kết nối với máy in. Việc cài đặt Driver đơn giản vì hầu hết nhà sản xuất đã tích hợp trình điều khiển bên trong máy in.
Đầu tiên, truy cập vào mục “My Computer” trên máy tính. Tiếp theo, chọn biểu tượng máy in và mở file để cài đặt Driver.
Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in
Đầu tiên bạn vào Start Menu > Chọn Settings -> Nhấn vào Devices
Chọn tab Printers & scanner > Nhấn vào máy in đang sử dụng, chọn Open queue.
Click chuột phải vào cửa sổ vừa hiện ra > Chọn Sharing.
Cuối cùng bạn tích chọn Share this Printer > Chọn Apply > Bấm OK là xong.
Như vậy bạn đã thiết lập quyền chia sẻ máy in thành công.
Bước 3: Kết nối máy tính với máy in
Hầu hết các máy tính cùng hệ thống có thể dùng chung một máy in. Vì vậy, bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính khác nhau. Để kết nối máy tính với máy in, làm theo các bước sau:
Chọn mục Kết nối mạng nội bộ > Control Panel > Printers and Devices > Add a printer để máy in có thể chia sẻ và in tài liệu.
Chọn máy in cần kết nối và nhấn Next và hoàn thành các bước theo chỉ dẫn để hoàn tất.
Sau khi hoàn thành các bước cài đặt, bạn chỉ cần tiến hành in như bình thường.

Cách dùng máy in

Bước 1: Mở tài liệu bạn muốn in
Bước 2: Vào file -> Print hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl + P” để in cho nhanh. Hầu hết các phần mềm và chương trình soạn thảo hiện nay đều hỗ trợ phím tắt này.
Bước 3: Chọn tuỳ chọn in cơ bản

Một số tính năng cơ bản trên máy tính

Sau khi kích hoạt tính năng in, giao diện và các tùy chọn sẽ khác nhau tùy theo chương trình bạn đang sử dụng. Dưới đây là một số tính năng in tài liệu trên văn bản:
  • Phạm vi trang (Page range): Nếu bạn chọn “All” và nhấn nút in, toàn bộ tài liệu trong file sẽ được in ra. Để in từng trang theo yêu cầu, bạn có thể chọn “Pages” và nhập số trang in. Ví dụ, để in các trang từ 3 đến 10, bạn chọn “Pages” và nhập 3 – 10. Hoặc để in các trang bất kỳ, bạn có thể nhập: 1,3,5,8,9… (các số cách nhau bằng dấu phẩy)
  • Số lượng bản in (Copies): Tính năng này cho phép bạn chỉ định số lượng bản in. Ví dụ, nếu bạn muốn in 2 bản (2 tập giống nhau), bạn có thể nhập số 2. Nếu để mặc định, máy sẽ in ra 1 bản duy nhất (in tất cả các trang trong tài liệu đó một lần)
  • Cấu hình máy in (Printer properties): Nút “Printer properties” cho phép bạn tinh chỉnh các cài đặt in ấn để đạt chất lượng tốt hơn. Bạn có thể sử dụng tab “Quality” để thiết lập chế độ “Draft” và nâng cao chất lượng bản in
  • In một mặt (Print One Sided): Tính năng “Print One Sided” cho phép bạn chọn in một mặt hoặc in cả hai mặt. Điều này giúp bạn kiểm tra xem máy in có hỗ trợ in hai mặt hay không, nếu không thì bạn vẫn phải thực hiện in 1 mặt rồi quay ngược giấy in nốt mặt còn lại
  • Tổ chức (Collated): “Tổ chức” được sử dụng để gom tài liệu thành nhiều bản sao khi in với số lượng lớn
  • A4/Letter: Lựa chọn “A4/Letter” giúp bạn điều chỉnh và chọn kích thước giấy phù hợp để in tài liệu
  • Lề (Margins): “Lề” cho phép bạn căn chỉnh và lựa chọn kích thước lề sao cho phù hợp với khung giấy, tạo ra bản in đẹp nhất
  • Nhiều trang trên một trang (Page Per Sheet): Tính năng “Page Per Sheet” cho phép bạn in nhiều trang giấy của văn bản chỉ trên một trang giấy duy nhất

Lưu ý khi dùng máy in

Để sử dụng máy in bền theo thời gian thì bạn cần lưu ý các vấn đề sau khi sử dụng:
Vị trí đặt máy in: Nên đặt máy in ở vị trí thoáng mát và phẳng. Tránh đặt nó ở nơi có độ ẩm cao để tránh gây hỏng máy. Hãy sắp xếp dây điện và cáp máy in một cách gọn gàng và hợp lý
Bảo quản hộp mực: Hạn chế thời gian tiếp xúc giữa hộp mực và không khí để tránh mực khô nhanh chóng. Nếu sử dụng mực laser, hãy bảo quản nó trong hộp nhựa đen kín để tránh ánh sáng mặt trời
Bảo quản máy in khi không sử dụng: Nếu bạn không sử dụng máy in văn phòng trong một thời gian dài, hãy bảo quản mực in trong hộp kín
Vệ sinh máy in: Hãy thường xuyên vệ sinh máy in (ít nhất 3 tháng một lần) để đảm bảo hoạt động tốt nhất. Cách vệ sinh máy in có thể được tìm thấy trong sách hướng dẫn hoặc trên mạng
Vệ sinh sau khi sử dụng: Hãy vệ sinh máy in thường xuyên sau khi sử dụng để kéo dài tuổi thọ của nó
Không tắt máy đột ngột: Để tránh ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy, hãy đợi một thời gian sau khi sử dụng máy in trước khi tắt nó
Không sử dụng máy in trong thời gian dài: Máy in văn phòng cần được sử dụng thường xuyên để tránh hỏng hóc. Nếu không sử dụng trong một thời gian dài, các linh kiện bên trong máy có thể hoạt động không trơn tru khi sử dụng lại, và đồng thời, tuổi thọ của máy cũng sẽ giảm
Không tự ý sửa chữa máy: Khi gặp sự cố hoặc hỏng hóc, hãy gọi đến trung tâm bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật để được hỗ trợ. Không nên tự ý sửa chữa máy vì điều này có thể gây hư hỏng nghiêm trọng hơn
Chọn loại mực phù hợp: Mua mực máy in từ các nhà sản xuất uy tín như Canon, Epson khi sử dụng trên bất kỳ máy in nào mà không lo hư hỏng đầu phun. Nếu máy in của bạn có giá trị chỉ trên một triệu đồng hoặc bạn in vài trăm trang mỗi ngày, thì sử dụng mực thông thường là lựa chọn hợp lý. Bởi nếu dùng mực tốt, chi phí mực sẽ vượt qua cả giá trị máy. Trong trường hợp đầu phun hỏng, bạn có thể thay đầu phun mới. Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu một máy in cao cấp hoặc chỉ in vài trang mỗi tháng, hãy sử dụng mực chính hãng để đảm bảo an toàn
Lựa chọn giấy in chất lượng: Khác với mực, giấy in có giá thành rẻ nên việc sử dụng giấy tốt là điều cần thiết. Hãy chọn giấy có chất lượng tốt, kích cỡ đồng đều và không gây lem mực. Tránh sử dụng lại giấy đã bị ướt, nhăn nheo. Việc sử dụng giấy không phù hợp có thể dẫn đến tình trạng giấy kẹt giữa các bánh răng, gây hỏng các cơ cấu truyền động hoặc làm giấy cuộn phồng lên và đè lên các cơ cấu khác, đặc biệt là đầu phun. Điều này có thể gây gãy, cong đầu phun, tăng áp lực mực và gây hư hỏng cho các bộ phận nén áp bên trong máy.
Luôn để máy ở chế độ hoạt động: Ngay cả khi bạn không sử dụng máy thì mình vẫn khuyến khích các bạn bật máy lên bởi giúp bảo vệ đầu phun và máy không bị ẩm bên trong. Điều này giúp tăng tuổi thọ máy và đảm bảo mực không bị khô. Bạn không cần lo vấn đề điện năng vì máy in không hoạt động sẽ không tiêu thụ nhiều điện năng

Kết luận

Vậy là Văn phòng phẩm đã hướng dẫn các bạn cách dùng máy in cho người mới sử dụng lần đầu. Chỉ với vài thao tác đơn giản là bạn đã tự thực hiện ngay tại nhà mà không cần mang ra quán in nhờ người khác. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp các bạn có thêm thông tin mới khi sử dụng máy in.
Nếu bạn cần mua văn phòng phẩm số lượng lớn, mua giá sỉ thì liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, báo giá miễn phí tại:
  • Địa chỉ: Số 31, Ngõ 89, Lê Đức Thọ, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Tổng đài hỗ trợ: 0912.939.247 – 0243.796.5566 – 0243.201.3566
Xem Thêm  Tiêu chí lựa chọn giấy photocopy tiêu chuẩn hiện nay