Thực hiện 5s trong văn phòng: Sáng kiến mới tạo nên thành công

Bạn đang muốn nghiên cứu về quy trình thực hiện 5s trong văn phòng bởi vì:

Công ty startup nên bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý nhân sự?
Bạn đang muốn tăng năng suất làm việc của nhân viên công ty?
Bạn muốn tăng tinh thần làm việc teamwork để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp?

Nguyên tắc 5s trong văn phòng sẽ giúp bạn quản lý, phát triển công ty một cách hiệu quả. Tạo ra môi trường làm việc với tinh thần thoải mái, năng suất lao động cao hơn. Hãy đọc ngay bài viết dưới đây sẽ giúp bạn áp dụng quy trình thực hiện 5s trong công ty của mình.

5s trong văn phòng là gì?

5S trong văn phòng là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc, bao gồm 5 bước cơ bản để giúp tăng năng suất, sự hiệu quả và sự an toàn trong môi trường làm việc của nhân viên. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật mô tả 5 bước thực hiện như sau:

Thực hiện 5s trong văn phòng: Sáng kiến mới tạo nên thành công

Nguyên tắc 5s trong văn phòng sẽ giúp bạn quản lý, phát triển công ty một cách hiệu quả

Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những thứ không cần thiết và phân loại các vật dụng theo đúng nơi chúng thuộc về, giúp cho không gian làm việc trở nên gọn gàng và sạch sẽ hơn.
Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp các vật dụng đồ dùng văn phòng cần thiết vào những vị trí phù hợp để dễ dàng sử dụng và tìm kiếm. Giấy in các loại cần để riêng vào nơi khô ráo tránh gây ẩm mốc trong thời tiết có độ ẩm cao. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm vật dụng.
Sạch sẽ (Seiso): Dọn dẹp, vệ sinh nơi làm việc, vệ sinh các vật dụng và trang thiết bị để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tăng năng suất làm việc.
Săn sóc (Seiketsu): Thường xuyên duy trì 3 bước trên, đảm bảo rằng mọi người trong công ty có thói quen giữ gìn vệ sinh, sắp xếp và phân loại vật dụng trong nơi làm việc một cách khoa học.
Sẵn sàng (Shitsuke): Duy trì và nâng cao các quy trình và tiêu chuẩn trong việc sắp xếp, vệ sinh và bảo trì nơi làm việc để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của phương pháp 5S.

Thực hiện 5S trong văn phòng giúp cho môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng hơn, giảm thiểu lãng phí thời gian và tăng năng suất làm việc. Nó còn giúp cho việc tìm kiếm và sử dụng vật dụng văn phòng trở nên dễ dàng, từ đó tăng hiệu quả làm việc.

>>> XEM THÊM: TOP 5 phần mềm diệt virus miễn phí, hiệu quả cao năm 2023

Thực hiện 5s trong văn phòng làm việc như nào?

Để thực hiện 5S trong văn phòng làm việc, bạn có thể làm theo các bước sau:

Sàng lọc (Seiri)

Đây là bước đầu tiên trong quy trình 5S, nó được sử dụng để loại bỏ những vật dụng không cần thiết và không sử dụng đến trong quá trình làm việc. Dưới đây là các bước cơ bản để sử dụng Seiri trong quy trình 5S:

Nhận diện các vật dụng: Xác định tất cả các vật dụng trong khu vực làm việc và phân loại chúng theo từng loại như: các loại giấy in, bút viết, đồ dùng văn phòng, sổ ghi chép,…
Đánh giá giá trị: Đánh giá giá trị của từng vật dụng trong quá trình làm việc. Giá trị này có thể được đánh giá bằng cách xác định mức độ sử dụng, tần suất sử dụng, giá trị sản phẩm do vật dụng đó đóng góp vào…
Loại bỏ vật dụng không cần thiết: Tách ra những vật dụng không cần thiết và không sử dụng đến. Có thể loại bỏ chúng hoặc đưa chúng vào kho để sử dụng cho những công việc khác nếu cần.
Sắp xếp và đánh dấu vật dụng cần giữ lại: Sắp xếp và đánh dấu vật dụng cần giữ lại theo cách gọn gàng, dễ dàng tiếp cận và tìm kiếm. Có thể sử dụng nhãn để đánh dấu vật dụng và giúp tìm kiếm dễ dàng.

Quá trình Seiri giúp giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình làm việc, tăng khả năng tìm kiếm và sử dụng các vật dụng cần thiết, giảm thiểu thời gian dọn dẹp và sửa chữa, giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Sắp xếp (Seiton)

Sắp xếp (Seiton) là bước thứ hai trong quy trình 5S, nó được sử dụng để sắp xếp các vật dụng cần thiết trong khu vực làm việc một cách gọn gàng, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận. Để sắp xếp thiết bị văn phòng một cách hiệu quả nhất bạn nên để những vật dụng thường xuyên sử dụng trong tầm mắt của mình. Đảm bảo khi bạn cần để sử dụng sẽ có luôn.

Những lợi ích bạn đạt được thông qua phương pháp Seiton:

Giảm bớt thời gian tìm kiếm và sử dụng các vật dụng cần thiết
Tạo khu vực làm việc chuyên nghiệp
Tránh trường hợp thất lạc đồ dùng
Giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình làm việc

Sắp xếp các vật dụng đồ dùng văn phòng cần thiết vào những vị trí phù hợp để dễ dàng sử dụng và tìm kiếm

Sạch sẽ (Seiso)

Theo phương pháp Sạch sẽ (Seiso) này người thực hiện cần phải vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc và các vật dụng trong đó. Để triển khai quy trình này một cách hiệu quả, người quản lý nên phân chia từng cá nhân hay phòng ban phục trách vệ sinh từng khu vực. Dưới đây là các bước cơ bản để áp dụng Seiso trong quy trình 5S:

Chuẩn bị dụng cụ: Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết để làm sạch, bao gồm bàn chải, khăn lau, bình xịt nước, chất tẩy rửa…
Xác định khu vực làm việc: Xác định khu vực làm việc cần được làm sạch và loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi khu vực đó.
Loại bỏ bụi và rác: Sử dụng bàn chải và khăn lau để loại bỏ bụi và rác trong khu vực làm việc. Nếu cần, sử dụng chất tẩy rửa để loại bỏ các vết bẩn cứng đầu.
Vệ sinh các vật dụng: Vệ sinh các vật dụng trong khu vực làm việc bằng cách sử dụng bàn chải, khăn lau và chất tẩy rửa. Các vật dụng nên được làm sạch kỹ trước khi đặt lại vào vị trí ban đầu.
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và duy trì quy trình Seiso để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của quy trình.

Săn sóc (Seiketsu)

Seiketsu là một trong năm nguyên tắc của phương pháp 5S, giúp giữ gìn và phát triển môi trường làm việc trong văn phòng. Để triển khai và duy trì những nguyên tắc 3S đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như lập tiêu chuẩn và nguyên tắc cho các hoạt động, quy trình làm việc, thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, kiểm soát, theo dõi, đôn đốc và đánh giá quy trình áp dụng nguyên tắc 5S. Điều này sẽ giúp đảm bảo quy tắc S1 đến S3 được chuẩn hóa và hình thành một văn hóa và môi trường văn phòng bài bản, đảm bảo quá trình diễn ra theo kế hoạch và hiệu quả. Seiketsu quan trọng đối với một doanh nghiệp để giữ gìn sự sạch sẽ, gọn gàng và tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

Quá trình Seiketsu giúp duy trì tính liên tục và hiệu quả của quy trình 5S, giúp giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình làm việc và tăng tính an toàn và sạch sẽ trong khu vực làm việc.

Sẵn sàng (Shitsuke)

Áp dụng phương pháp Sitsuke (Sẵn sàng) trong quá trình thực hiện 5S tại nơi làm việc sẽ giúp công ty đạt được những lợi ích quan trọng như:

Hình thành những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt cho nhân viên thông qua đào tạo theo tiêu chuẩn.
Lên kế hoạch và chuẩn bị tài liệu cần thiết cho quá trình đào tạo.
Thực hiện đào tạo một cách nghiêm túc và có giai đoạn đánh giá sau quá trình để đảm bảo hiệu quả của phương pháp Sitsuke.

Các lợi ích của phương pháp Sitsuke bao gồm việc hình thành thói quen tự giác khi thực hiện theo 5S và nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên, giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Áp dụng phương thức 5S trong quản lý tại các văn phòng của công ty, doanh nghiệp

Tại sao mô hình 5S lại được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn?

Mô hình 5S được nhiều công ty và doanh nghiệp lựa chọn vì nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:

Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: 5S giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc bằng cách giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình làm việc, tăng tốc độ tìm kiếm và sử dụng các vật dụng, giảm thiểu thời gian dọn dẹp và sửa chữa.
Tăng sự an toàn và đảm bảo sức khỏe cho nhân viên: 5S đảm bảo rằng môi trường làm việc được giữ sạch sẽ, an toàn và bảo vệ sức khỏe của nhân viên.
Tăng sự tổ chức và sáng tạo: 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức, tăng khả năng sáng tạo của nhân viên và giúp họ đạt được mục tiêu công việc của mình nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Tăng tính cạnh tranh: 5S giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm chi phí sản xuất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh của công ty trong thị trường.
Cải thiện hình ảnh công ty: 5S giúp cải thiện hình ảnh công ty trong mắt khách hàng và đối tác, tạo ra một công ty với tác phong làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Điều kiện kiên quyết cho sự thành công của doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc 5S là cần có người lãnh đạo có tâm có tầm

>>> GỢI Ý: TOP 10 địa chỉ cung cấp văn phòng phẩm quận Hoàn Kiếm giá rẻ

Các yếu tố giúp quy tắc 5s đạt hiệu quả

Văn phòng phẩm 247 đã tổng hợp các yếu tố quan trọng giúp quy trình thực hiện 5s trở nên dễ dàng. Các doanh nghiệp áp dụng quy tắc này giúp công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất.

Lãnh đạo có tâm có tầm: Điều kiện kiên quyết cho sự thành công của doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc 5S. Các người lãnh đạo cần khuyến khích, khích lệ tinh thần, ủng hộ và hỗ trợ cho các nhân viên, từ đó leader tạo sự tin tưởng và tín nhiệm tuyệt đối từ cấp dưới của mình.
Đào tạo nhân viên: Quy tắc 5S cần được thực hiện bởi toàn bộ nhân viên trong công ty. Để đạt được sự đồng thuận, công ty nên đào tạo nhân viên về 5S, giải thích lợi ích và ý nghĩa của nó.
Tham gia tự nguyện: Các doanh nghiệp cần môi trường đoàn kết và đồng lòng là bí quyết thành công khi thực hiện nguyên tắc 5S. Công ty nên khuyến khích mọi người cùng tham gia và phát triển.
Thực hiện định kỳ quy trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Nhằm duy trì và cỉa tiến công tác quản lý, các công ty nên thực hiện thường xuyên nguyên tắc 5S. Việc thường xuyên đánh giá và nâng cao tiêu chuẩn sẽ giúp đạt được hiệu quả tối đa.
Áp dụng mọi khu vực làm việc: Quy tắc 5S cần được áp dụng toàn diện tại các khu vực làm việc, bao gồm cả môi trường văn phòng, nhà máy sản xuất, kho hàng, khu vực bán hàng… để đảm bảo tối ưu hóa sự hiệu quả và tính thống nhất.
Quy trình thực hiện rõ ràng: Quy tắc 5S cần được thực hiện với tinh thần tập trung và nghiêm túc. Công ty cần phải có một kế hoạch và tiến độ rõ ràng, bao gồm thời gian, tài nguyên và người thực hiện.

Tổng kết

Quy tắc 5s là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Thực hiện 5s trong văn phòng giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng hiệu quả lao động của nhân viên. Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về quy tắc 5s giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách vận hành. Nếu bạn có nhu cầu mua văn phòng phẩm hãy liên hệ với Văn phòng phẩm 247, với sản phẩm chất lượng giá cả phải chăng chắc chắn sẽ là địa chỉ tin cậy cho bạn.