Quy trình cấp phát văn phòng phẩm mới nhất 2022

Văn phòng phẩm là cụm từ dùng để chỉ những vật dụng văn phòng được sử dụng phổ biến. Có thể kể đến như: Bút bi, ghim, kẹp giấy, hồ sơ, bìa cứng,… Tại mọi công ty, việc quản lý những vật dụng văn phòng là điều hết sức quan trọng. Vì số tiền bỏ ra để nhập về những món đồ này không phải một con số nhỏ. Sẽ luôn có người đứng ra nhận nhiệm vụ quản lý, cấp phát đồ dùng văn phòng cho nhân viên. Dưới đây sẽ là quy trình cấp phát văn phòng phẩm được tổng hợp lại bởi Vanphongpham247. 

Lý do mà mọi công ty đều cần quản lý văn phòng phẩm

Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng. Đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng của công ty. Nếu quy trình cấp phát văn phòng phẩm được thực hiện bài bản, khoa học, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và hạn chế việc mua nhầm những món đồ không dùng đến. Nhờ vậy, số vốn bỏ ra cũng sẽ ít hơn và có thể tập trung để phát triển công ty. 

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực sẽ duy trì được nhịp độ làm việc của văn phòng. Mọi muốn đồ cần thiết đều sẽ được đổi mới, cấp phát kịp thời. Nhờ vậy mà tiến độ của các dự án lớn sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều. Ngay cả khi văn phòng có xảy ra những sự cố ngoài ý muốn.  

Ngoài ra, việc kiểm soát, mua đồ dùng với số lượng lớn sẽ giúp hạn chế chi phí vận chuyển. Bằng cách này, bạn cũng có thể nắm được khả năng tiêu thụ hàng tháng của công ty. Những số liệu đó có thể được dùng để đem ra so sánh với những tháng trước và sau này. Nhờ vậy, có thể đưa ra các biện pháp cân đối chi tiêu vào những tháng tiếp theo. 

Lý do mà mọi công ty đều cần quản lý văn phòng phẩm

Những phương án, quy trình quản lý văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết

Có rất nhiều phương án để có thể quản lý vật dụng văn phòng một cách hợp lý. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp công ty của bạn có thể phát triển theo đúng tiến độ. Đặc biệt là khi bạn đã có được hướng đi đã hoạch định từ trước. Dưới đây là những phương án, quy trình quản lý văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết. 

Quản lý dựa theo nhu cầu sử dụng của từng phòng ban cụ thể

Đầu tiên, trước khi mua vật dụng văn phòng phẩm, bạn cần lập ra một danh sách chi tiết. Đây sẽ là bảng thống kê từng vật dụng thiết yếu của mỗi phòng, bộ phận trong công ty. Với cách này, người quản lý có thể kiểm soát số lượng đồ thu mua dễ dàng hơn. Nhờ vậy mà việc lãng phí, hao hụt ngân quỹ có thể được giảm thiểu một cách triệt để. 

Ngoài ra, mỗi một bộ phận trong công ty lại đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, nhu cầu sử dụng đồ đạc, vật dụng cũng rất khác biệt với phần còn lại. Bằng cách tách lẻ khi thua mua theo từng tháng, người quản lý cũng sẽ nắm được đâu là bộ phận sử dụng không đúng với số lượng kê khai lúc đầu. 

Quản lý các vật dụng văn phòng phẩm một cách khéo léo, hợp lý

Các vật dụng văn phòng luôn cần được quản lý một cách triệt để trong một kho riêng. Bằng cách đó, bạn có thể phân bổ chúng tới từng phòng ban một cách dễ dàng. Ngoài ra, việc này cũng giúp thuận tiện hơn trong việc giám sát. 

Hãy tạo cho mình một thói quen kiểm soát kho chứa vật dụng thường xuyên. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đối chiếu với số lượng sử dụng của những tháng trước. Thêm vào đó, hãy chú ý tới số liệu thực tế trong công việc hàng ngày. Như vậy, bạn có thể nắm được nhân viên, phòng ban nào đang sử dụng một cách lãng phí. Việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp người quản lý biết được số lượng đồ còn lại trong kho. Nhờ vậy việc lên phương án thu mua bổ sung kịp thời sẽ được triển khi ngay khi cần thiết. 

Đưa ra định mức quy định sử dụng cụ thể trong từng tháng

Với cách làm này, mỗi phòng ban, bộ phận đều phải có quy định mức sử dụng đồ dùng riêng. Mức quy định này sẽ tùy theo nhu cầu của đơn vị đó. Định mức sẽ được lên theo số liệu của những tháng trước và tình hình cụ thể của công việc. 

Như vậy, bạn sẽ là người chủ động hơn trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm của công ty. Tuy nhiên hàng tháng, hàng quý, người quản lý sẽ cần kiểm tra số lượng đồ dùng trong kho. 

Đưa ra định mức quy định sử dụng cụ thể trong từng tháng

Lên phương án tái sử dụng những đồ dùng văn phòng còn mới

Trong thực tế, có rất nhiều vật dụng văn phòng có khả năng tái sử dụng cao. Bằng cách này, bạn có thể giảm thiểu đi rất nhiều chi phí không cần thiết cho công ty. Đây cũng là yếu tố góp phần bảo vệ môi trường sống của chúng ta. 

Thông thường, các loại giấy in ấn sẽ chỉ được sử dụng một mặt. Đây là hình thức in hết sức lãng phí và dễ gây hao hụt số lượng giấy trong kho. Với những văn bản lưu hành nội bộ, bạn có thể in trên mặt còn lại của tờ giấy. Ngoài ra, những trang giấy này cũng có thể dùng để ghi chú, làm nháp, gói hàng,… 

Những thùng giấy hoàn toàn có thể tái sử dụng để chứa đồ đạc, tài liệu, đồ dùng cá nhân. Những loại bút bi tại văn phòng khi hết mực chỉ cần thay phần ruột bút bên trong. Chỉ một bước đơn giản là chúng đã đủ điều kiện để tiếp tục sử dụng. Bên cạnh đó, những đồ dùng như kẹp ghim, kẹp… có thể được dùng chung giữa các đơn vị. 

Những phương án, quy trình quản lý văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết

Hướng dẫn quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực

Có rất nhiều cách để quản lý vật dụng văn phòng phẩm hợp lý. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm cho mình quy trình chuẩn của việc cấp phát vật dụng văn phòng. Điều đó sẽ giúp hoạt động trao đổi giữa người quản lý và người đại diện văn phòng diễn ra nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian. Dưới đây sẽ là quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực hiện nay.

Đưa ra định mức sử dụng chung phù hợp với nhu cầu thực tế

Trước hết, mỗi một loại đồ dùng văn phòng phẩm cần có một định mức sử dụng riêng. Những món đồ giá thành cao cần được kiểm soát nghiêm ngặt và có điều kiện sử dụng cụ thể. Các bước đưa ra định mức sử dụng có thể được thực hiện như sau:

• Bước 1: Phòng hành chính đưa ra định mức sử dụng tạm tính, dựa theo số liệu từ những tháng trước đó.
• Bước 2: Định mức sử dụng tạm tính này sẽ được tiếp nhận và thảo luận bởi các trưởng bộ phận. 
• Bước 3: Sau khi tất cả đã thống nhất, bản định mức này sẽ được trao tới tay ban giám đốc. Đây là thời điểm quyết định bảng tạm tính này có được chấp thuận hay không. 
• Bước 4: Vào thời gian cố định của mỗi tháng, quý, hãy rà soát lại mức sử dụng văn phòng phẩm. Đây được xem là thời điểm để đưa ra định mức vào thời gian tiếp theo.

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực của các công ty lớn

Dưới đây sẽ là các bước cấp phát văn phòng phẩm được nhiều công ty lớn sử dụng. Nếu làm đúng theo quy trình này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ quản lý chính xác được nguồn ra, nguồn vào trong kho đồ.

Các bước cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mức

• Bước 1: Ngày 28 hàng tháng, các trưởng bộ phận sẽ lên danh sách thống kê đồ dùng của tháng này. Sau đó, họ cũng sẽ lên danh sách đăng ký sử dụng văn phòng phẩm của tháng sau. Số lượng phiếu thống kê này sẽ được chuyển trực tiếp tới tay người quản lý để đánh giá.
• Bước 2: Phòng hành chính, nhân sự sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng đồ sử dụng trong thực tế. Số lượng đồ dùng cần trùng hợp hoàn toàn với kê khai trên giấy trước đó. Nếu có sai phạm, trưởng bộ phận sẽ phải kê khai lại toàn bộ thông tin đã bàn giao. Nếu những thông tin được nộp là chính xác, bản danh sách sẽ được chuyển giao tới ban giám đốc. 
• Bước 3: Dựa theo giấy đề nghị đã được duyệt, phòng hành chính nhân sự sẽ liên hệ với nhà cung ứng. Số lượng đồ dùng được mua sẽ dựa theo số lượng yêu cầu của toàn bộ các phòng ban. 
• Bước 4: Thông thường, đồ dùng văn phòng phẩm sẽ được chia làm 2 lần mua vào đầu tháng và giữa tháng. Cụ thể, đó là những mốc ngày 1 – 5 và 15 – 20 hàng tháng. Mỗi lần đặt mua sẽ có số lượng tương đương 60% tổng nhu cầu của tháng đó.
• Bước 5: Việc cấp phát vật dụng cũng sẽ được chia thành 2 lần mỗi tháng. Vào những thời điểm cố định là ngày 1 – 5 và 15 – 20 của tháng đó. Mỗi lần, người quản lý sẽ cấp phát vật dụng bằng 50% tổng nhu cầu của tháng đó. Sau khi đã kiểm tra số lượng, người nhận vật dụng phải kí tên vào biên bản cấp phát đồ. 

Cách quản lý và sử dụng đồ dùng văn phòng hợp lý

Ngoài việc cấp phát, bạn cũng nên nắm cho mình cách bước quản lý, sử dụng đồ dùng văn phòng hợp lý. Quy trình đó có thể thực hiện bằng các bước sau đây:

• Mỗi nhân viên trong công ty đều cần tự ý thức về việc tránh lãng phí vật dụng. Hãy lưu ý, chỉ sử dụng đúng theo nhu cầu thực tế của công việc và với số lượng đã kê khai trước đó. Trong trường hợp đồ dùng hư ngại ngoài ý muốn, cần nhanh chóng báo lại với quản lý để được đổi mới, bổ sung kịp thời.
• Trưởng bộ phận sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, rà soát vật dụng văn phòng tại nơi mình làm việc. Khi xảy ra sai phạm, trưởng bộ phận cũng là người đầu tiên đứng ra nhận trách nhiệm và bị xử phạt theo quy định chung.
• Phòng hành chính và nhân sự cần lập thẻ kho cho từng trưởng bộ phận của công ty. Điều này sẽ giúp việc theo dõi ra vào kho được dễ dàng hơn. Bạn cần phải đảm bảo định mức tồn kho luôn được giữ trong khoảng 20%. 

Hướng dẫn quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực

Lời kết

Trên đây là những quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực được tổng hợp bởi Vanphongpham247. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi mang lại sẽ giúp bạn quản lý văn phòng mình làm việc một cách tốt nhất.